Desarrollarte / La gestión de tu tiempo

Por: Salvador Octavio Aguilar Martínez.

Buen día para todos. Si trabajas, estudias o te dedicas a tu casa, estoy seguro que siempre tienes cosas que hacer y sientes que el tiempo no te alcanza para resolver todos tus pendientes; entonces quisieras que el día tuviera más horas y como, por supuesto, eso no sucede, te desesperas. Cuando esto sucede, usualmente lo que la mayoría de las personas hace es posponer sus tareas, con el lógico resultado de que se acumulan las actividades y por supuesto, se genera una sobrecarga de trabajo que termina por estresarnos y atraparnos en una espiral interminable de pesado trabajo que hay que realizar, nos guste o no. Este círculo vicioso tiene nombre: se llama procrastinación, pero tiene algunos alias, como postergación, aplazamiento o dilación.

Los especialistas en el comportamiento humano afirman que el primer paso para la recuperación es la aceptación del problema, así que manos a la obra: tenemos un problema y debemos trabajar en resolverlo, pero ¿cómo? Una buena solución es la gestión del tiempo (llamada anteriormente administración del tiempo) que no implica hacer más cosas en menos tiempo, sino en distribuir adecuadamente el tiempo de trabajo de que disponemos en las distintas tareas que tenemos que acometer. Pero hagámoslo paso a paso.

En primer lugar debemos realizar un estudio detallado de lo que hacemos con nuestro tiempo. Este análisis tiene que ver con tres cosas importantes: 1. Lo que creemos que hacemos 2. Lo que pensamos que deberíamos hacer y 3. Lo que en realidad hacemos. La gran aportación de Frederick Taylor a la Administración Científica fue la medición de tiempos, con lo que podemos saber cuánto tiempo le toma a un trabajador realizar cualquier tarea, por sencilla que sea. Aplica igual para la vida cotidiana, así que piensa ¿a qué hora te levantas de la cama? ¿Cuánto tiempo tardas en tu aseo personal? ¿Cuánto le dedicas a desayunar? Vaya y aún no sales de tu casa. Lo mismo para tus tareas laborales o personales ¿Cuánto tiempo te lleva revisar tus correos electrónicos? ¿Cuánto en una junta de trabajo? ¿Cuánto le dedicas a un cliente? En fin ¿Cuánto tiempo ocupas en realizar cada una de tus actividades? Todas cuentan: las personales, las laborales, las recreativas, etc.

Una vez que tengas una lista puntual de tu itinerario, procede a establecer el nivel de prioridad de cada una de las actividades en tu lista. Podemos entender éste término como la preferencia que tiene una actividad sobre otra. Puedes ayudarte con una escala numérica donde el número 1 sea para las actividades con mayor prioridad y el número 3 para las actividades con menor prioridad de tu lista; obviamente dejaremos el número 2 para aquellas actividades con un nivel medio de prelación. Por ejemplo, revisar tus correos electrónicos laborales puede tener un nivel 1, mientras que estar pegado al Facebook, definitivamente deberás ubicarlo en el nivel 3.

A continuación, siguiendo tu lista de prioridades, establece el tiempo que le vas a dedicar a las cosas importantes, considerando el tipo de actividad, el lugar donde la realizarás y los elementos necesarios para llevarla a cabo. Ten todo listo a tiempo. Con el ejemplo de los correos electrónicos laborales, toma en cuenta si debes responderlos y el tiempo que te llevará hacerlo. Prioriza también a tus remitentes y claro, los correos de tu jefe deberán ocupar el primer lugar de tu atención. Lo mismo puedes hacer con los correos que debas escribir, priorizando a tus destinatarios. Recuerda: no permitas que lo urgente le robe tiempo a lo importante.

Hagamos una pausa. Tal vez no todas las cosas de tu lista de prioridades requieran que seas tú el que las atienda, así que aquí vamos a ganar tiempo delegando en otras personas la realización de estas tareas. Pero atención, delega las cosas indicadas a la personas correctas y por supuesto, hazlo de buena manera.

Por último, aunque no menos importante en la gestión de tu tiempo, ten siempre presente tus objetivos; escríbelos claramente y no los pierdas de vista. Que tengas una gran vida. En Facebook me puedes encontrar como Salvador Aguilar. Espero tus comentarios y hasta la próxima semana…